Bizim oluşturacağımız planın başlıca prensipleridir. Bu planlar başarıya ulaştıkça kendimize ödüller koyabiliriz. Bu da bize motivasyon sağlayacaktır. "Bir iş her zaman kendisine ayrılan sürenin hepsini kapsayacak şekilde uzar" diyen Parkinson Kanununu dikkate alarak, işlere gerekenden fazla zaman ayırmamalıyız. Bu da ancak gerçekçi ve akılcı planlamayla olur. İlk seferde yapılması gereken işi, doğru, eksiksiz yapmak ve işi bitirmek üzerine odaklanmak bizim için en uygun planlamadır.
"HAYIR"IN GÜCÜ
4. "Hayır"ın Gücü: Flory, "En büyük zaman hırsızı kararsızlıktır" demiş. Bu hemen hepimizin çok sık rastladığı problemdir. Kararsızlık, eğer bir kişilik özelliği halini almışsa en büyük zaman tutsaklarından birine düşülmüş demektir. Kararsızlık ve buna bağlı olarak hayır diyememek, zaman yönetimindeki en büyük kişisel başarısızlık nedenlerindendir. Hayır diyemeyen ve kararsızlık gösteren kişi olayları sürüncemede bırakır. Bu da gerçekten yapılması gereken işlere, başlamasını sağlamaz.
Bill Cosby, "Mutluluğun formülünü bilmiyorum ama mutsuzluğun formülü, herkesi memnun etmeye çalışmaktır." der. İnsanların enerjisi ve zamanı, her şeyi yapmaya yetmeyeceği için, önceliğimiz olmayan işlere ve taleplere "hayır" demeyi öğrenmemiz gerekir. Bu "hayır" her zaman dışarıdan gelen talepler demek değildir. Bazen, kendi kişiliğimizden de kaynaklanır.
Üşenmek ve vazgeçmek, kendi önümüze koyduğumuz engellerdir. Kendimize de hayır diyebilmemiz gerekir. Bugün hayır diyemediğimiz istekler yüzünden gecikmek, yarın bizi başarısız kılacağı için öfkelenmemiz kaçınılmazdır. Bunun diğer nedenlerinden biri de kararsızlıktır. "Yanlış karar, kararsızlıktan iyidir" sözü, bu durumu çok iyi ifade eder. Hayır diyememek ve bunun gibi bir takım belirsizlikler kendi içimizde bizi engeller. Bunlardan kaçınmak için sorunları tanımlayıp, üzerinde düşünmek gerekir. Nihai kararları tek başınıza almak yerine, güvendiğiniz ve fikirlerine değer verdiğiniz insanlara sorun. Sonrasında verdiğiniz kararları gerçekleştirmek için zamanı iyi kullanın ve çok çalışın.
Diğer olumsuz karakter özelliği ise mükemmeliyetçi kişiliklerdir. Voltaire, "En iyi, iyinin düşmanıdır" der. En iyiyi aramak, hep mükemmele ulaşmak için çabalamak bizi tatminsiz, işleri tamamladıktan sonra bile mutlu olmayan, kusur arayan, detaylarda boğulan bireyler yapar. Bu da işlerin gereğinden fazla zamanda ve ihtiyaçtan fazla enerji harcanarak yapılmasına yol açar. O an için, yapabileceğinin en iyisini yapmak, gerçekçi hedefler koymak ve hataları kabul etmek gerekir.
5. Zaman Hırsızlarından Sakın: "En büyük hırsız, zamandan çalandır". Colenso, bu düşüncesini söylerken, aslında günlük hayatımızda karşılaştığımız ve yaşadığımız en büyük sıkıntıyı dile getirir. Zamanımızı kötü kullanmamıza yol açan faktörler, bizi başarısız kılar. Bunlar her zaman negatif faktörler değildir. Siz, hiç sabahleyin 15 dakika daha uzun kahvaltı yapmak için, önemli bir toplantıya zamanında gidebileceğiniz halde, son dakika koşarak kan ter içinde yetiştiniz mi? Eminim ki, pek çoğumuz böyle olaylar yaşamışızdır. Sevmediğimiz ve istemediğimiz durumları geciktirmek, kendini gereğinden fazla işe kaptırmakta, diğer problemlerdir.
Zamanı iyi yönetirken, işlerimize vakit ayırdığımız gibi psikolojimizi iyi tutmak için spora, sevdiklerimize ve sosyal hayatımızı da aynı özeni göstermemiz ve dengeli tutmamız gerekir. Zaman vampirleri vardır. Bunlar zamanımızı böler, enerjimizi çalar, iş planımızı aksatırlar. İletişim çağında yaşadığımız için en çok kullandığımız araç olan telefonun ve bunun gibi birtakım iletişim ve sosyal medya araçlarının gereksiz kullanımı, zaman kaybına yol açar. İş zamanındaki telefon görüşmelerini planlamanız ve sohbet amaçlı kullanmamanız uygulayabileceğiniz en basit yollardır. Diğer bir zaman hırsızı ise beklenmeyen ziyaretçilerdir. Günün başında planladığınız bütün işleri erteletir veya geciktirirler. Bu da başka sorunlar doğurur. Beklenmedik ziyaretçilere karşı alınacak en iyi tedbir, ziyaretlerin kısa tutulmasıdır.
En sık rastlanılan ve çözümü genelde elimizde olmayan zaman hırsızını sona sakladım; toplantılar. İnsanın konsantrasyon süresi 26 dakikadır. Bu yüzden bir saati aşan verimsiz toplantılardan kaçınmak gerekir. Toplantı gündemi mutlaka önceden belirlenmelidir. Belirlenen gündem, maddeler halinde sıralanmalıdır. Toplantılara hazırlıklı gelinmeli ve toplantının amacı öncesinde katılacak kişilere duyurulmalıdır. Böylece, toplantının başlangıç ve bitiş süresi belirlenmiş olur. Toplantının başlama saati, gerekli herkesin katılımı için doğru zamana denk getirilmelidir, çünkü başlangıç saatinin sarkması ve esas katılması gereken kişilerin geç katılması sık rastlanan bir durumdur.
Bütün insanlar için zamanın akışı aynıdır ve kaçınılmaz olarak bir gün sonlanır. Bu sebepten zaman yönetimini iyi yapmak ve etkili kullanmak için doğru zaman algısına ihtiyaç vardır. Çünkü zaman geri getirilemez ve geri döndürülemez. Herakleitos, "Aynı suda iki kere yıkanılmaz" sözüyle bunu çok güzel ifade etmiştir.
Yeni bir yıla girerken, herkes için verimli yönetebilecekleri, başarılı, sağlıklı ve mutlu zamanlar dilerim.
Duygu Eren
Stratejik İletişim ve Kariyer Danışmanı
Yazarla iletişim için: duygu@dpdanismanlik.com