Mail gönderme sanatı

Mail trafiği içerisinde daha az zaman harcamak mümkün. First Round Capital'in ortaklarından Chris Fralic, mail kullanımı daha pratik hale getirmenin yollarını ve kolayca geri dönüş almanın basit kurallarını 10 basit kuralla anlatıyor
1 - Talep Edin
Bazen sadece bir talepte bulunulduğunda dönüş yapılması çok daha kolay olur. Böylece bu maili okuyan kişi için bir seçenek sunmuş olursunuz ve zorunluluk yaratmaz. Ve eğer mailin hedefindeki kişi sizseniz sonuca varmanız çok daha kolay olacaktır.
2 - İletilebilen Mail
Konu kısmında ve ilk paragrafındaki açıklamalar net olursa işiniz çok daha kolay olacaktır. Alıcının maili mobil cihazında okuyacağını/ileteceğini ve dolayısıyla birkaç dakikadan fazla vaktini almamasını gerektiğini hesaplayın. Böylece o maili 'kolayca iletilebilen' kategorisine koymuş olacaksınız. Maili alan kişinin başkasına kolayca iletmesi yerine bilgisayar başına geçip yeniden yazmaya vakit ayırmasını istemezsiniz değil mi?

3 - Kişiselleştirin
Maili alacak olan kişiyle ilgili biraz araştırma yapın ve mailde kendi fikrinizden bahsedin. Bunu kısa mailler için söylüyorum. Fikrinizi ekledikten sonra bunu kısaca neden kullandığınızı da belirtebilirsiniz. Eğer mailde size üç farklı konudan bahsedildiyse, her konunun cevabını farklı maillerle de yollayabilirsiniz.
4 - Okuyun ve Hareket Katın
Mail içerisnde sizin için önemli olan kısımları bold yapın. Böylece alıcının sizi daha kolay anlamasını sağlayacaksınız. Kelimelerin altını ya da üstünü çizmek de etkili olacaktır. Özellikle kopyala-yapıştır yaparken tüm kelimelerin aynı karakterde ve boyutta olmasına dikkat edin. Farklı karakterde yazılar sizin ilgisiz olduğunuz yönünde düşüncelere sebep olabilir.
5 - Bireysel Olun
Maili herkese yolluyorsanız aslında kimseye yollamamış oluyorsunuz. Maili bir kişiye (ya da bilgi kısmına sadece gerçekten önemli olan kişileri ekleyerek) yollamak en iyisidir. Çok kişiye yolladığınızda gerçekten kimin o mailin ilgilisi olduğunu bilmek zor olacaktır.
6 - Sorumluluk Alın
Sorumluluk sizde olduğu zaman iki farklı kişiye mail atmayın ve mail trafiğini yöneten kişi siz olun. Bu bazen ağır gelse de bunu engellemenin en iyi yolu hem göndericiye hem de alıcıya işi yönetmeleri için sorumluluk vermekten geçiyor.
7 - BCC Yapın
Mailin en etkili ama belki de en az kullanılan silahı BCC'dir. Hem diğer kişileri gereksiz mail dönüşünden kurtarmış olursunuz hem de dönüşlerin hepsi ilk olarak (maili gönderen kişi olarak) sizde toplanmış olur.
8 - Döngüyü Kapatın
En iyi uygulama kişilerin bilmek isteyecekleri sonuçları not almak olabilir. İyi, kötü, ya da olan önemli detaylar gibi. Twitter'da olduğu gibi 140 karakterle sınırlı geri dönüş maili gerçekten işi daha anlaşılır yapabilir.
9 - Takip Edin, Boğucu Olmayın
Maili yolladınız ama henüz geri dönüş almadınız. Sonraki yedi gün boyunca takip maili yollamak pek de iyi bir seçenek olmayabilir. Onun yerine mailin aynısını tekrar yollayıp sonuna 'bu konunun son tarihi Pazartesi ve gördüğünüze emin olmak istedim' kıvamında bir not eklemek olabilir.
10 - Olası Negatiflikler
Geri dönüş alamadığınız önemli mailleri takip etmek için negatif cümleler kurmak iyi bir yol olacaktır. Kendimin de kullandığı örneklerden vermek gerekirse: 'Sanırım bu durum size uygun değil ama sizden geri dönüş almadığım için emin olmak istedim' ya da 'görünüşe göre bizimle çalışmak istemiyorsunuz' tarzı cümleler sayesinde, pozitif maillere oranla yüzde 50 daha fazla geri dönüş alma şansınız var. En azından eğer geri dönüş yine olmazsa, olumsuz baktıklarını anlayabiliyorsunuz.

AKTUEL.COM.TR ÖZEL